> endobj 133 0 obj << /ProcSet [ /PDF /Text /ImageC ] /Font << /TT2 135 0 R /TT4 137 0 R /TT6 139 0 R /TT8 140 0 R >> /XObject << /Im1 149 0 R /Im2 150 0 R /Im3 151 0 R >> /ExtGState << /GS1 145 0 R >> /ColorSpace << /Cs6 134 0 R >> >> endobj 134 0 obj [ /ICCBased 146 0 R ] endobj 135 0 obj << /Type /Font /Subtype /Type0 /BaseFont /MS-Gothic /Encoding /90ms-RKSJ-H /DescendantFonts [ 142 0 R ] >> endobj 136 0 obj << /Length 857 /Filter /FlateDecode >> stream 0000008825 00000 n %PDF-1.3 %���� 0000005306 00000 n 0000022873 00000 n trailer << /Size 154 /Info 128 0 R /Root 131 0 R /Prev 143803 /ID[<6b848f3aaafdade8c1cc2ebe93293c8e>] >> startxref 0 %%EOF 131 0 obj << /Type /Catalog /Pages 126 0 R /Metadata 129 0 R /PageLabels 124 0 R >> endobj 152 0 obj << /S 667 /L 826 /Filter /FlateDecode /Length 153 0 R >> stream ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社様, ゴールを解像度高く共有し、プロセスの障壁を取り除く。管理者はメンバーの“利益”を第一に──Salesforce 導入〜定着の道のり Vol.5 株式会社ブレインパッド様, 運営会社 例.1章から5章まである業務マニュアルで、1~4章は合計しても数ページしかなく、且つ2~4章は章タイトルしかないにも関わらず、5章は100ページ近くある状態になっている、など。   「クラウドでマニュアル作成するメリットとは|マニュアルを作成する目的や必要性から考えよう」, 何度か述べたように、実際に運用する中ではマニュアルの変更は必要になってきます。運用する中で想定外のことが起こった場合もそうですが、時間がたつにつれ業務をとりまく環境が変化すれば、それも反映させていかなければなりません。, もちろんそれだけでなく、多くの人がマニュアルを参照する中で「ここはこうした方がいいのでは」といったアイデアも出てくるでしょう。あまりにも頻繁に業務内容が変わるのは避けたいことですが、ワークフローごとの区切りなど、期間を定めてマニュアルの内容を見直すのは有意義なことです。, 「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。, 先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。, また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。, 「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。, 手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。, 無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。, これまではワードやエクセル、パワーポイントといった媒体でマニュアルが作成されていました。生産性を向上するために、クラウドでのマニュア... 続きを読む, 社会人として働いたことのある人であれば使ったことが多いであろう「マニュアル」。どのような用途で使われるのか何となくわかっていても、会... 続きを読む, マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうな... 続きを読む, マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着 … 中小企業における新人、中途採用者への研修、教育の不足、フォローができていないことから、即戦力として機能させるための面接評価シート、テンプレート、教育や研修についての情報を静岡を拠点に発 … 0000003899 00000 n 0000005227 00000 n 従業員の入社・退社のときに必要な手続きについて、社労士が解説します。従業員の入社時は、労働条件を明示し、健康保険と厚生年金保険、雇用保険への加入手続きが必要です。また、源泉所得税や住民税といった税金関係の手続きをしなくてはなりません。 マニュアルは業務や社内教育の効率化に大きく関わってくるので、マニュアル作成の習慣化させると良いでしょう。しかし、落とし込むべき内容の取捨選択ができなかったり、そのせいでマニュアル作成にかなりの時間を費やしてしまったり、マニュアルを作ることは意外と難しいですよね。, 私自身、後輩や部下の育成や業務効率の改善のためにあらゆるマニュアルを作成してきたので、きっとお力になれるはずです。最後にマニュアル作成を楽にするサービスやツールをご紹介します。, 本記事を読むことで、今までよりも簡単で品質の高いマニュアルが作れるので、ぜひ参考にしてみてください。, マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。, 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着けるシーン」を想定して解説します。, まずはマニュアル作成のスケジュールを確定させましょう。あらかじめスケジュールを決めておかないと後回しにしてしまうケースが多いためです。, 作成に必要な期間や、リリースしたい時期などを考慮したうえでスケジュールを決めてください。, 今回のような新卒入社者向けの研修用マニュアルであれば、4月までに作成する必要があります。会社によって繁忙期や決算期は異なると思いますが、これらとバッティングしないように調整しましょう。1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを想定し、スケジュールを決めていきます。, コアタスクに注力するとどうしてもマニュアル作成を後回しにしてしまうものですが、今後の業務圧縮を考えるのであれば速やかに終わらせておきたいタスクです。一度で完成させようと考えるのではなく、ブラッシュアップを繰り返し、完成度を高めていきましょう。, マニュアルを作成する際は、想定読者を作ることが大切です。読み手を決定しておくことで内容はもちろん、マニュアルの見せ方(フォーマット)もスムーズに決めることができます。, 新卒入社者向けのマニュアルであれば専門用語を極力減らしたり、会社や業界ならではのルール・常識についても注釈を入れましょう。, フォーマットが統一してあるとマニュアルのクオリティが安定し、読みやすさもアップするので、フォーマットは統一しておきましょう。, マニュアルは、Word・Excel・PowerPointのいずれかで作るケースが多いのですが、それぞれメリットが異なるのであらかじめ把握しておき、作成予定のマニュアルに合ったフォーマットを選択してください。, 作業の手順だけ書いてあるマニュアルは作成が簡単ですが、可能であれば、「なぜこの手順で行う必要があるのか」「この行動にはどういった目的があるのか」を記載しておきましょう。, 行動の真意がわからなければ、その行動の重要性には気づくことができません。必要な業務プロセスなのか、それとも省略しても構わない業務なのかが判別しづらく、判断を個人に委ねることになります。そのため、担当する人によって業務の質にばらつきが生まれてしまう可能性があります。, クレーム対応時の注意点 ・話を最後まで聞く お客様は少なからずフラストレーションを抱いている。解決策などがわかる内容でも、話を遮ることでお客様の気分を害す恐れがある。お客様の不満解消を第一に考え、主張に耳を傾けること。, ・間を空けず、素早く対応 長時間の保留やたらい回しはNG。お客様のフラストレーションがたまり、心証が悪化する。対応が遅れると問題の解決にも時間がかかってしまう。まず謝罪した上で丁寧な対応を心がける。, 「話を最後まで聞く」という行動の目的は「お客様の不満解消」です。しかし目的を記載していないと、「早期解決を優先すべき」と解釈し、話の腰を折ってしまうなど、人によって対応にぶれが生じる可能性があります。, 担当者が多かったり業務フローが複雑だったりすると、文章だけではうまく伝えられないかもしれません。 わかりやすいマニュアルを作るためには、図・イラストや表などを使っていくのも良いでしょう。最近では動画を利用するケースも多いです。, マニュアル作成のポイントを紹介しましたが、これだけだと具体的なイメージがつきづらいと思いますので、実際に作っていきましょう。先ほど挙げたポイントに合わせて、「電話応対マニュアル」の簡易版を作ってみましたので、参考にしてみてください。, 業務が簡単なほどマニュアル作成にかかる時間は短く、業務難易度が高まるにつれて時間は作成時間も長くなりやすいです。, 電話応対は業務自体の難度が低く、マニュアル作成にあまり時間を要しません。情報収集に1時間程度、マニュアル構築に1時間程度で作成できると予想します。イレギュラーが発生する可能性を踏まえても3時間前後で作成できると思いますので、今回は1日で完成させる前提でスケジュールを組みます。, 今回は「新卒入社者」がマニュアルのメイン読者になります。そのため、専門用語の多用は避けたほうが良いでしょう。このマニュアルは何度も読み返して使うことが予想されます。逆引き辞典のように使える形が理想なので、ケースごとの対処法なども合わせて記載すると良いでしょう。, 電話応対をパターンに分けて説明するマニュアルで、何度も読み返すことを想定すると、すぐに情報を引き出しやすいようなフォーマットが良いでしょう。文章メインのマニュアルであれば、Wordが適しています。, この2カテゴリでマニュアルを作成するのも良いのですが、何かしらのトラブルが起きた時にすぐ確認できるよう「ありがちなトラブル」「クレームの対応ポイント」などをまとめておくと便利です。, 新卒入社者は社会人経験が少ないので、可能な限り目的や理由を記載するよう心がけてください。, 例えば「電話は3コール以内に対応すること」というのはビジネスマナーとして当たり前に知っておくべき常識の一つです。こういった「自分の中の常識」になっているものも、新卒入社者からすると「未知の情報」となるかもしれません。マニュアルには極力「不明点」がでないようにしましょう。, パターンが複数ある場合は表に分けると良いでしょう。今回は「社内担当者が不在だった場合の応対法」を表にまとめてみました。アクションごとに確認事項をまとめてあります。, またStep4で記載しましたが、「使うことが多い敬語」を表にまとめてみるのも良いでしょう。, マニュアルは作成したら終わりというものではありません。マニュアルを「共有」し、使い勝手や改善点などのフィードバックをもらいましょう。また、情報の更新が必要な場合は適宜「更新」することが大切です。, 作ったマニュアルを寝かせたままでは意味がありません。作ったら必ず周囲に共有しましょう。, マニュアルの想定読者はもちろんですが、できればマニュアルを必要としていない方にも見てもらうと良いでしょう。今回だと「同僚」や「上司」などが当てはまります。加えておくべき情報など、改善のヒントをもらえるかもしれません。, マニュアルを、実際に必要とする対象者に読ませてください。今回の例だと「新卒社員」が該当します。, マニュアルを読ませた後は、マニュアルに関するフィードバックをもらいましょう。読み手に伝わりやすいよう配慮して作ったとしても、不明点やさらに深掘りしてほしい部分などが出てくるもの。実際に活用した人材からの「生の声」をマニュアルの更新に役立ててください。, 収集したフィードバックを活かしてマニュアルを更新します。情報が古いマニュアルでは価値が半減する恐れがあるので、定期的に更新するのが理想です。フィードバック→更新→リリースを繰り返すことで、完成度の高いマニュアルが作られていきます。, 今回のような電話応対マニュアルであれば内容が大きく変わることはないので、更新のスパンは長めに設定しても問題ないです。半年~1年に1回程度で十分でしょう。, 新しいサービスに関するマニュアルなど、社内でもまだ基盤が固まっていない業務は定期的にマニュアルを更新するようにしましょう。マニュアルを利用している方から都度フィードバックをもらい、1か月スパンで更新するよう心がけると、一度にかかる負担を軽減できるのでおすすめです。, マニュアル作成のメリットを分かっていながらも、作成に着手できていないという方も少なくありません。「作り方がわからない」という方は今回の記事を参考にしていただければと思います。, しかし「人手不足」が原因の場合、作り方を知っているだけでは解決が難しいです。特に中小企業の場合ですと複数の業務を兼務している方が多く、マニュアル作成に時間が割けないということも珍しくありません。, サービスやツールを使って、楽にマニュアルを作る方法を検討してみてはいかがでしょうか。数あるマニュアル作成サービスやツールの中から、5つを厳選してご紹介しています。, 企業活動におけるIT環境面での支援を行っているマイクロメイツでは、事業の一環としてマニュアルの作成代行を行っています。, マニュアル作成ならフィンテックス マニュアルの作成代行を行っている企業です。入念なヒアリングから現在の課題や業務の見える化を行い、マニュアルに落とし込みます。社内共有や教育以外のソリューションにもつながります。保守やフィードバックなど、アフターフォローも万全です。マニュアル作成のコンサルも可能で、社内でのマニュアル作成を目指すサポートも行ってくれます。, マニュアル作成ソフト Dojo|マニュアル作成・簡単自動作成 DojoはTENDA社によって提供されているマニュアル作成ツールです。高い操作性と自動化が魅力で、導入後のサポートも充実しているため、誰でも簡単に品質の高いマニュアルが作成できます。マニュアル以外にEラーニング用の教材作成などにも活用でき、社員の育成全般に役立つツールです。, マニュアル作成ソフトならiTutor(アイチューター) | マニュアル作成ソフトならiTutor(アイチューター) iTutorは直感的に使える点に魅力があり、導入を検討したいツールのひとつです。, マニュアル作成は直接的に利益を生み出しているという実感が薄く、ついつい後回しにしがちです。, しかし、マニュアル化された業務は効率が上がりますし、教育や引継ぎ等の労力も削減できます。コストダウンが見込め、企業全体の利益に直結するので、早めにマニュアル作成の習慣をつけておきましょう。, 【初期費用・解約費用無料】社内の暗黙知を可視化しマニュアル化する情報共有ツールとは?, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。. パワプロ 2014 セーブデータ 改造 17, キーボード Wasd シール 6, 太陽の末裔 Ost Everytime 5, モーガンフリーマン 時空を超えて 動画 10, Ff7 攻略本 発売日 6, Siege In Minecraft 4, 改善提案 ネタ 倉庫 16, アイコン 透明 Windows10 4, 金庫 自宅 置き場所 4, ビルケンシュトック サンダル 手入れ 5, 蔵前 雑貨 食器 21, Gta5 ソロセッション やり方 8, Hvtr Bctx3 Hdd 認識 しない 9, Line 謝り方 好きな人 25, Airsoft97 福袋 5万 13, マイクラpe エリトラ テクスチャ 5, ヤリス 内装 ダサい 10, 県民 共済 介護保険 11, うたプリ キャラ 年齢 17, たけし 名言 リーダー 4, 中国語 事務 東京 7, Show Champion リアルタイム投票 10, 海 サクラマス 日中 15, Vba 2次元配列 Redim 6, Oracle Rownum 順番 6, " />

入社 マニュアル 例 5

0000004580 00000 n 今回は、マニュアルの作り方を解説します。 「業務マニュアルを作りたいけど、面倒だし難しそう」 なんて言われて後回しにされがちなマニュアル作成ですが、本記事では5ステップで簡単にできる、失敗しないマニュアルの作り方を解説しています。 0000004078 00000 n 始めにこのテンプレートでどのような業務マニュアルが作成できるのか例をご紹介します。以下はエクセルで散布図を作る手順を示した手順書です。 テンプレートを利用することで、このようなマニュアルを簡単につくれます。 社内マニュアル用ワードテンプレート. 採用の通知と入社の意志を確認するために発送します。 雇用契約書. 0000002273 00000 n 0000001702 00000 n 0000001860 00000 n LISKUL編集。自分に素直に、忠実に。皆さんの助けになるような情報を発信していきたいです。. 業務フローをわかりやすくまとめる「マニュアル」。ナレッジが蓄積されたマニュアルがあることで、生産性を一気に高められます。本記事では、業務マニュアルを作成する際に便利なテンプレートのサイ … 多くの業種や職種で用意されている業務マニュアル。コロナウイルスの影響でテレワークが増加する中、遠隔でのレクチャのためにも重要性が高まっています。しかしいざ作ってみると、使う人にどうもうまく理解してもらえなかったり、実践してみると記述通りにはいかなかったり……。そんな経験のある方も少なくはないでしょう。, マニュアルは、単に業務の手順や流れを記載しただけのものでは意味がありません。その仕事の理念や意義など本質的な部分から記述することで応用も効き、それが分かりやすさにもつながります。この記事では、マニュアル作成の上でのポイントをご紹介していきます。, 流れや手順「だけ」になってはいけないと冒頭で触れましたが、マニュアルを作成する上では、まずは今現在の業務のワークフローや流れを洗い出しましょう。現状をしっかり把握することで改善にもつながり、マニュアル化の際のポイントもみえてきます。できるだけ情報収集をした上で、「その仕事・業務における本質は何か」を見極めていきます。, 業務マニュアルといっても、その職場全員に共通のものをひとつ作ればいいとは限りません。部課や職種、場合によっては一人ひとりに別々のマニュアルが必要な場合もあるでしょう。重要なのは「その仕事・職場での本質は何か」という部分です。, その職場・仕事が何を目指しているのか、マニュアルの対象となる人たちに何を期待しているのか、作成の際には常にこれらを意識しましょう。スピードを期待したいなら業務の流れの速度を重視し、逆に正確さを期待するなら時間がかかっても漏れがないワークフローに……といった具合です。ひとつひとつのマニュアルに「テーマ」を設定し、それにそった仕事の流れや考え方を記述していくのです。, マニュアルを使う側も、何がテーマで何を重視した内容になっているかが分かれば理解の度合いも深まります。それにより、将来的に業務や仕事をとりまく環境に変化があったとしても、自分に課せられている目的やテーマを理解していることで、柔軟な対応が可能になります。, 分かりやすいマニュアルにするためには文体も配慮すべき部分です。マニュアルもビジネス文書ですから、基本的には「です・ます」調の丁寧な文体で記述します。, 同時にその仕事や業務の理念や考え方・目的など、まさに本質的な部分を伝えたい「ここぞ」という部分では、丁寧さにとらわれない書き方も必要でしょう。いわゆる「熱い」書き方など、話し言葉に近いような書き方も有効です。意識的に文体を変えることで、どこが本質的な部分なのかが分かりやすくなる効果も期待できます。, 全体でどこが一番伝えたい部分なのかが分かりやすくなり、同時に業務の流れ全体の把握のしやすさにもつながります。, マニュアルに限りませんが、ドキュメントを理解しやすくするためには図解が非常に有用です。数字にあらわせる部分だけでなく、業務の流れや手順など、さまざまな部分で図解を入れていきましょう。, 文章を書いていて複雑あるいは冗長に思える部分があれば、積極的に図解を活用していきましょう。図にするのはもちろん、カラーで分ける(説明する)ことでより理解しやすくなります。当たり前ですが、どんな業務内容のマニュアルでも、まずは分かりやすさを重視した方が良いでしょう。, これまで述べたように、マニュアルでは手順やワークフローだけでなく理念や考え方を伝えることが重要です。図解も手順の説明のためだけでなく、特に伝えたい部分を強調するのにも有効です。, ドキュメントの分かりやすさは、どこがポイントであるかの分かりやすさにかかっているといっても過言ではないでしょう。全体としてもっとも伝えたい部分はもちろんのこと、手順ごと・あるいは業務内容ごとなど、ブロックごとにどこが一番重要か、ポイントを意識しながら作成していきましょう。, マニュアルを作成する側からしても、全体の重要ポイント → ブロック(項目)ごとの重要ポイントという流れを意識することにより、作成しやすくなります。作成する側はどこがポイントなのかをしっかり把握し、マニュアルを使う側にも伝えなければなりません。テーマの項目でも述べましたが、ポイントをしっかりつかむためには、作成する側の業務への深い理解がなにより重要です。, 業務をとりまく環境は日々変化していくものです。昨今のように、あらゆる面でIT化やグローバル化が進む世の中では尚更でしょう。いったんマニュアルを作成しても、運用するうちに内容と実際の業務との間で乖離が生じることはむしろ自然なことです。, もちろん最初にその仕事や業務に入る方にとっては、具体的な手順やワークフローの説明が重要です。しかしくり返し述べていますように、それ以上に重要といえるのが業務そのものの理念や考え方をいかに伝えられるか、ということなのです。, 実際の業務内容がマニュアルの内容と相違してしまうことがあっても、理念や考え方がしっかり伝わっていればいくらでも応用がききます。手順やワークフローにおいては完璧でなくとも、理念や考え方・そのポジションに求められるものはしっかり伝えられるマニュアルを目指しましょう。, マニュアルを作成する際のポイントについてみてきましたが、今度は実際に使いやすいマニュアルとはどのようなものかについてみていきます。, 作成する際のポイントを押さえそれを盛り込んだマニュアルになっていても、読み手にとって使いにくいマニュアルになってしまっていては意味がありません。内容的におさえるべきポイントがあるのと同様、使いやすいマニュアルに仕上げるのにもポイントがあります。, 使う人にとっての業務内容やワークフローがつかめることは、マニュアルにとって必要不可欠なことです。直接は関わりがない部分も含め、業務の全体像が俯瞰できる内容にすることを心がけましょう。, どんな業務でも、さまざまな要因が有機的にからみあって成り立っています。その業務に関する理念や考え方など重要な部分を伝えるにも、業務の全体像から説明する方が理解しやすい場合が多いでしょう。全体から説明することで、自分のその業務におけるポジションや意義についても理解しやすくなります。, 仕事の全体像の項目ともつながるものがありますが、一つひとつの作業について「なぜその作業が必要なのか」「なぜこの時間でこなさなければならないのか」といった意味や意義が理解できるようになることが重要です。そのためには、軸となる理念や考え方の説明が不可欠です。, マニュアルに記述した内容が一つひとつの作業についての説明に終始していないか、全体の作業の中での立ち位置を説明できているかは、マニュアル作成の際に常に意識した方が良い項目です。, マニュアルを分かりやすくする上で、ひとつの有効な方法がチェックリスト方式にすることです。作業の抜けを防止するというチェックリスト本来の効果だけでなく、最初から最後までしっかり読みこなさなくとも、全体像を把握しやすくなる効果が期待できます。, 業務内容やワークフローだけでなく、パート毎・カテゴリ毎にマニュアルに記述した内容のポイントを抜き出してチェックリスト項目にするのも良いでしょう。分かりやすくするのと同時に、「理解しているかどうか」を逐次確認するためにも、チェックリスト方式は有効です。, 業務全体に対してもそうですが、ひとつひとつの作業について目標や目的が何なのかが明記されていることもマニュアルにとって重要な点です。作業のワークフローや手順だけではなく、その作業の意味や意義を理解できるかどうかが重要であると述べましたが、具体的なゴールを示すのはその手助けになるものといえます。, ゴールが見えれば、そこにいたる手続きや作業の意味・必要性も明確になってきます。最終地点から逆算して考えることは、分かりやすさや理解しやすさという意味でも非常に有用な考え方であるといえます。, どんなマニュアルにも業務の流れや手順が記載されているはずですが、同時に、実際にその作業にあたった人からのノウハウもあればより理解しやすくなるでしょう。, 現場で作業にあたった人でなければ見えてこない、「気づき」というのは必ずあります。マニュアルを読んだ人が実際に作業にあたる段階になれば、そうしたノウハウが役立つ局面が出てくるでしょうし、そのノウハウを実践することでマニュアルへの信頼や、業務や作業そのものに対し理解も深まるでしょう。, ここからは、実際にマニュアルを作成する上での具体的な手順についてみていきます。作成者自身の業務を含め、まずは業務や作業内容について情報を集め、しっかり把握することが何より重要です。得られた情報の内容を分かりやすくし、作業の流れやワークフローの立ち位置、全体の理念や考え方・目標との関わり方を盛り込んでいきます。, いつからマニュアルが必要なのかに合わせ、どの時点から作成作業に入るかを考えていきましょう。新卒採用なら4月スタートになりますが、4月に間に合わせるならいつからはじめればいいのかを逆算する必要があります。, 業務の流れを把握するのなら、納品時期や商品の販売開始に合わせるより、新しい製品の製造を開始する時期や、商品開発がスタートする時期に合わせた方がより有利です。実際の業務の流れに合わせてマニュアルの内容もチェックできれば、より実践的なマニュアルに仕上がるでしょう。, マニュアル作成の実際の作業の中で、非常に重要になるのがこの情報収集です。業務の内容を説明・解説するには、その業務の内容をできるだけ正確に把握できていなければなりません。, ケースにもよりますが作成者自身の業務内容だけでなく、可能なかぎり、ひとつの業務ワークフローに関わる多くの人や部署から情報を集めるようにしましょう。より正確な全体像の把握につながりますし、それがマニュアル自体の分かりやすさにもつながります。, マニュアルの中で業務全体の理念や考え方を伝えると同時に、そのマニュアルを使用する人にあわせ、ポジションに特化した目的や考え方を盛り込んでいきます。これがそのマニュアルのテーマとなっていきます。, 到達目標の項目で述べましたように、全体の理念や考え方から俯瞰してみた方が、個別のテーマも設定しやすくなるでしょう。作成者のその過程をそのままマニュアル内に盛り込むことで、読む側にとっても作業の意義や立ち位置が分かりやすくなります。, 今までみてきましたように、業務ごとに情報を集め、理念や考え方と照らしあわせて整理し、図版などを組み合わせて分かりやすくしていくといった作業は、やり始めればきりがないものです。ですから、どこかの時点で「完成させる」という区切りが必要です。, 新卒社員の入社に間に合わせる、次の会議までに完成させる、など必要となる時期が明確な場合はそこで区切って完成させなければなりません。また実際の事業の流れに沿ってマニュアルを製作している場合は、納期などワークフロー終了の時点を目安にすれば良いでしょう。, マニュアルが完成したら、いよいよ実際の運用を開始します。新しく業務に就く人はもちろんですが、今まで同じ業務にあたってきた人たちにとっても、普段の業務を見直す大きなきっかけとなりえます。, マニュアル作成者自身も、そのマニュアルを利用する立場でもある場合は、マニュアルの内容にそったワークフローを率先して進めていきましょう。全体でマニュアルの内容を実行していくことで、業務に関わる人全員が同じ方向に向かって動き、それが業務遂行力の向上につながります。, 完成したマニュアルを実際に運用する上でのポイントについてみていきます。多くの場合、マニュアルには仮運用というものはありません。完成すれば現場での作業に適用していくことになります。どんなに注意して作成したとしても、実際に使ってみれば想定と違った部分が出てくるのは多くあります。, 修正する部分が出てきた際こそ、そのマニュアルが単なる手順書にとどまっていないかが問われるのです。, 上のマニュアル運用の項目でも触れましたように、実際に運用する際にはマニュアルが想定している利用者全員が利用し、同じ方向をむいて業務にあたることが重要です。そのためにも、その業務の中で役職の高い人が率先して、マニュアルの内容を実践していくのが大事なポイントとなります。, マニュアルの作成者となるのは、部・課長など業務の責任を負う立場の人になる場合も多いでしょう。作成者は誰よりもそのマニュアルの内容を把握していますから、実践もしやすく、修正が必要となった場合もどこを修正すべきなのかが最もよく分かる立場です。, マニュアルも、今や紙で配布されることは少なくなりつつあります。ただデータで配布する場合でも、個別に渡すのではなく、クラウドなどで一元管理した方が運用は楽になります。修正があった場合も、個々に渡したファイルを削除してもらって配布しなおすといった手間が不要になるからです。, >>併せて読みたい! 2-5事務確認. H�b```��@��A���X8:8$00����R����SU�K��IFC~��\V �v�W�;ا20X��]ڟx����H�$��Ȭh\��%�Rq��-:g7w�H��\Pj�^�reZZ�����!�4~���n[�n�x�����q�`R�A)+�rUF�R�=�qJJ�����������sL �K�:�l|{�^�jg����)F�G��"*so�J��x!�p��ó���:L�S薸{��C��/T�� �����E��㈣�F÷�@G��x��ؤ�(#�{�_�Kv��E})JM���4|�)a��qL���C(�=��d�����Ljp ^�]�f0�*�2 $�k��Ũ��0!,���a6������g���D�4`,&8hd1���� i � �h2�1^�:-�� �U��)��sV0%Mv��99��L7�1�����cF��*���͐R0nHdP�����ɠ"%�޸�I�u��A q�t�%�t�1��.�����ɠ�p�9�;@��?�^ՆU�ɹ��Is"�fb?� �� endstream endobj 153 0 obj 658 endobj 132 0 obj << /Type /Page /Parent 125 0 R /Resources 133 0 R /Contents 136 0 R /MediaBox [ 0 0 595 842 ] /CropBox [ 0 0 595 842 ] /Rotate 0 >> endobj 133 0 obj << /ProcSet [ /PDF /Text /ImageC ] /Font << /TT2 135 0 R /TT4 137 0 R /TT6 139 0 R /TT8 140 0 R >> /XObject << /Im1 149 0 R /Im2 150 0 R /Im3 151 0 R >> /ExtGState << /GS1 145 0 R >> /ColorSpace << /Cs6 134 0 R >> >> endobj 134 0 obj [ /ICCBased 146 0 R ] endobj 135 0 obj << /Type /Font /Subtype /Type0 /BaseFont /MS-Gothic /Encoding 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Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。, 先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。, また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。, 「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。, 手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。, 無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。, これまではワードやエクセル、パワーポイントといった媒体でマニュアルが作成されていました。生産性を向上するために、クラウドでのマニュア... 続きを読む, 社会人として働いたことのある人であれば使ったことが多いであろう「マニュアル」。どのような用途で使われるのか何となくわかっていても、会... 続きを読む, マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうな... 続きを読む, マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着 … 中小企業における新人、中途採用者への研修、教育の不足、フォローができていないことから、即戦力として機能させるための面接評価シート、テンプレート、教育や研修についての情報を静岡を拠点に発 … 0000003899 00000 n 0000005227 00000 n 従業員の入社・退社のときに必要な手続きについて、社労士が解説します。従業員の入社時は、労働条件を明示し、健康保険と厚生年金保険、雇用保険への加入手続きが必要です。また、源泉所得税や住民税といった税金関係の手続きをしなくてはなりません。 マニュアルは業務や社内教育の効率化に大きく関わってくるので、マニュアル作成の習慣化させると良いでしょう。しかし、落とし込むべき内容の取捨選択ができなかったり、そのせいでマニュアル作成にかなりの時間を費やしてしまったり、マニュアルを作ることは意外と難しいですよね。, 私自身、後輩や部下の育成や業務効率の改善のためにあらゆるマニュアルを作成してきたので、きっとお力になれるはずです。最後にマニュアル作成を楽にするサービスやツールをご紹介します。, 本記事を読むことで、今までよりも簡単で品質の高いマニュアルが作れるので、ぜひ参考にしてみてください。, マニュアル作成に時間がかかるのは、作り方が定まっていないから。マニュアルを作るうえでのルールを決め、それに合わせて作れば時間をぐっと短縮できます。 また、ルールが決まっていればどんなマニュアルでもクオリティを維持できるようになるでしょう。, 今回は部署にかかわらずマニュアルの作り方がイメージできるよう5つのポイントに分けてみました。以下では例として「新卒社員がマニュアルで電話対応を身に着けるシーン」を想定して解説します。, まずはマニュアル作成のスケジュールを確定させましょう。あらかじめスケジュールを決めておかないと後回しにしてしまうケースが多いためです。, 作成に必要な期間や、リリースしたい時期などを考慮したうえでスケジュールを決めてください。, 今回のような新卒入社者向けの研修用マニュアルであれば、4月までに作成する必要があります。会社によって繁忙期や決算期は異なると思いますが、これらとバッティングしないように調整しましょう。1日で何時間ほどマニュアル作成にかけられるのかを想定し、スケジュールを決めていきます。, コアタスクに注力するとどうしてもマニュアル作成を後回しにしてしまうものですが、今後の業務圧縮を考えるのであれば速やかに終わらせておきたいタスクです。一度で完成させようと考えるのではなく、ブラッシュアップを繰り返し、完成度を高めていきましょう。, マニュアルを作成する際は、想定読者を作ることが大切です。読み手を決定しておくことで内容はもちろん、マニュアルの見せ方(フォーマット)もスムーズに決めることができます。, 新卒入社者向けのマニュアルであれば専門用語を極力減らしたり、会社や業界ならではのルール・常識についても注釈を入れましょう。, フォーマットが統一してあるとマニュアルのクオリティが安定し、読みやすさもアップするので、フォーマットは統一しておきましょう。, マニュアルは、Word・Excel・PowerPointのいずれかで作るケースが多いのですが、それぞれメリットが異なるのであらかじめ把握しておき、作成予定のマニュアルに合ったフォーマットを選択してください。, 作業の手順だけ書いてあるマニュアルは作成が簡単ですが、可能であれば、「なぜこの手順で行う必要があるのか」「この行動にはどういった目的があるのか」を記載しておきましょう。, 行動の真意がわからなければ、その行動の重要性には気づくことができません。必要な業務プロセスなのか、それとも省略しても構わない業務なのかが判別しづらく、判断を個人に委ねることになります。そのため、担当する人によって業務の質にばらつきが生まれてしまう可能性があります。, クレーム対応時の注意点 ・話を最後まで聞く お客様は少なからずフラストレーションを抱いている。解決策などがわかる内容でも、話を遮ることでお客様の気分を害す恐れがある。お客様の不満解消を第一に考え、主張に耳を傾けること。, ・間を空けず、素早く対応 長時間の保留やたらい回しはNG。お客様のフラストレーションがたまり、心証が悪化する。対応が遅れると問題の解決にも時間がかかってしまう。まず謝罪した上で丁寧な対応を心がける。, 「話を最後まで聞く」という行動の目的は「お客様の不満解消」です。しかし目的を記載していないと、「早期解決を優先すべき」と解釈し、話の腰を折ってしまうなど、人によって対応にぶれが生じる可能性があります。, 担当者が多かったり業務フローが複雑だったりすると、文章だけではうまく伝えられないかもしれません。 わかりやすいマニュアルを作るためには、図・イラストや表などを使っていくのも良いでしょう。最近では動画を利用するケースも多いです。, マニュアル作成のポイントを紹介しましたが、これだけだと具体的なイメージがつきづらいと思いますので、実際に作っていきましょう。先ほど挙げたポイントに合わせて、「電話応対マニュアル」の簡易版を作ってみましたので、参考にしてみてください。, 業務が簡単なほどマニュアル作成にかかる時間は短く、業務難易度が高まるにつれて時間は作成時間も長くなりやすいです。, 電話応対は業務自体の難度が低く、マニュアル作成にあまり時間を要しません。情報収集に1時間程度、マニュアル構築に1時間程度で作成できると予想します。イレギュラーが発生する可能性を踏まえても3時間前後で作成できると思いますので、今回は1日で完成させる前提でスケジュールを組みます。, 今回は「新卒入社者」がマニュアルのメイン読者になります。そのため、専門用語の多用は避けたほうが良いでしょう。このマニュアルは何度も読み返して使うことが予想されます。逆引き辞典のように使える形が理想なので、ケースごとの対処法なども合わせて記載すると良いでしょう。, 電話応対をパターンに分けて説明するマニュアルで、何度も読み返すことを想定すると、すぐに情報を引き出しやすいようなフォーマットが良いでしょう。文章メインのマニュアルであれば、Wordが適しています。, この2カテゴリでマニュアルを作成するのも良いのですが、何かしらのトラブルが起きた時にすぐ確認できるよう「ありがちなトラブル」「クレームの対応ポイント」などをまとめておくと便利です。, 新卒入社者は社会人経験が少ないので、可能な限り目的や理由を記載するよう心がけてください。, 例えば「電話は3コール以内に対応すること」というのはビジネスマナーとして当たり前に知っておくべき常識の一つです。こういった「自分の中の常識」になっているものも、新卒入社者からすると「未知の情報」となるかもしれません。マニュアルには極力「不明点」がでないようにしましょう。, パターンが複数ある場合は表に分けると良いでしょう。今回は「社内担当者が不在だった場合の応対法」を表にまとめてみました。アクションごとに確認事項をまとめてあります。, またStep4で記載しましたが、「使うことが多い敬語」を表にまとめてみるのも良いでしょう。, マニュアルは作成したら終わりというものではありません。マニュアルを「共有」し、使い勝手や改善点などのフィードバックをもらいましょう。また、情報の更新が必要な場合は適宜「更新」することが大切です。, 作ったマニュアルを寝かせたままでは意味がありません。作ったら必ず周囲に共有しましょう。, マニュアルの想定読者はもちろんですが、できればマニュアルを必要としていない方にも見てもらうと良いでしょう。今回だと「同僚」や「上司」などが当てはまります。加えておくべき情報など、改善のヒントをもらえるかもしれません。, マニュアルを、実際に必要とする対象者に読ませてください。今回の例だと「新卒社員」が該当します。, マニュアルを読ませた後は、マニュアルに関するフィードバックをもらいましょう。読み手に伝わりやすいよう配慮して作ったとしても、不明点やさらに深掘りしてほしい部分などが出てくるもの。実際に活用した人材からの「生の声」をマニュアルの更新に役立ててください。, 収集したフィードバックを活かしてマニュアルを更新します。情報が古いマニュアルでは価値が半減する恐れがあるので、定期的に更新するのが理想です。フィードバック→更新→リリースを繰り返すことで、完成度の高いマニュアルが作られていきます。, 今回のような電話応対マニュアルであれば内容が大きく変わることはないので、更新のスパンは長めに設定しても問題ないです。半年~1年に1回程度で十分でしょう。, 新しいサービスに関するマニュアルなど、社内でもまだ基盤が固まっていない業務は定期的にマニュアルを更新するようにしましょう。マニュアルを利用している方から都度フィードバックをもらい、1か月スパンで更新するよう心がけると、一度にかかる負担を軽減できるのでおすすめです。, マニュアル作成のメリットを分かっていながらも、作成に着手できていないという方も少なくありません。「作り方がわからない」という方は今回の記事を参考にしていただければと思います。, しかし「人手不足」が原因の場合、作り方を知っているだけでは解決が難しいです。特に中小企業の場合ですと複数の業務を兼務している方が多く、マニュアル作成に時間が割けないということも珍しくありません。, サービスやツールを使って、楽にマニュアルを作る方法を検討してみてはいかがでしょうか。数あるマニュアル作成サービスやツールの中から、5つを厳選してご紹介しています。, 企業活動におけるIT環境面での支援を行っているマイクロメイツでは、事業の一環としてマニュアルの作成代行を行っています。, マニュアル作成ならフィンテックス マニュアルの作成代行を行っている企業です。入念なヒアリングから現在の課題や業務の見える化を行い、マニュアルに落とし込みます。社内共有や教育以外のソリューションにもつながります。保守やフィードバックなど、アフターフォローも万全です。マニュアル作成のコンサルも可能で、社内でのマニュアル作成を目指すサポートも行ってくれます。, マニュアル作成ソフト Dojo|マニュアル作成・簡単自動作成 DojoはTENDA社によって提供されているマニュアル作成ツールです。高い操作性と自動化が魅力で、導入後のサポートも充実しているため、誰でも簡単に品質の高いマニュアルが作成できます。マニュアル以外にEラーニング用の教材作成などにも活用でき、社員の育成全般に役立つツールです。, マニュアル作成ソフトならiTutor(アイチューター) | マニュアル作成ソフトならiTutor(アイチューター) iTutorは直感的に使える点に魅力があり、導入を検討したいツールのひとつです。, マニュアル作成は直接的に利益を生み出しているという実感が薄く、ついつい後回しにしがちです。, しかし、マニュアル化された業務は効率が上がりますし、教育や引継ぎ等の労力も削減できます。コストダウンが見込め、企業全体の利益に直結するので、早めにマニュアル作成の習慣をつけておきましょう。, 【初期費用・解約費用無料】社内の暗黙知を可視化しマニュアル化する情報共有ツールとは?, 次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。.

パワプロ 2014 セーブデータ 改造 17, キーボード Wasd シール 6, 太陽の末裔 Ost Everytime 5, モーガンフリーマン 時空を超えて 動画 10, Ff7 攻略本 発売日 6, Siege In Minecraft 4, 改善提案 ネタ 倉庫 16, アイコン 透明 Windows10 4, 金庫 自宅 置き場所 4, ビルケンシュトック サンダル 手入れ 5, 蔵前 雑貨 食器 21, Gta5 ソロセッション やり方 8, Hvtr Bctx3 Hdd 認識 しない 9, Line 謝り方 好きな人 25, Airsoft97 福袋 5万 13, マイクラpe エリトラ テクスチャ 5, ヤリス 内装 ダサい 10, 県民 共済 介護保険 11, うたプリ キャラ 年齢 17, たけし 名言 リーダー 4, 中国語 事務 東京 7, Show Champion リアルタイム投票 10, 海 サクラマス 日中 15, Vba 2次元配列 Redim 6, Oracle Rownum 順番 6,